一、学籍档案是记载学生在校期间学习成绩及其他情况的历史资料。学籍管理科设专人负责，对学生的考试、考查成绩、升留降级、转学、休学以及奖惩等情况均应详细记载，并妥善保管所有文件材料。
二、查阅学生学籍档案应持本单位介绍信并办理查阅手续。外单位需要查阅学籍档案，须经教务处领导批准。不允许学生本人查阅自己的学籍档案。
三、学籍档案只许就地查阅，不得外借。查阅人员要爱护档案，保持案卷清洁，不准作涂改、乱划，如有损坏者，视情节轻重严肃处理。
四、摘抄、复制学籍档案的内容，必须经学籍管理科领导同意，管理学籍人员审查核对无误后，并加盖教务处公章以视负责。
五、在校生因毕业联系工作、出国等需要办理成绩证明时，须持本年级介绍信，经学籍管理科领导批准，由学籍档案管理人员填写成绩单，加盖教务处公章后，方为有效。任何其他部门无权出具成绩证明。
六、已毕业离校的学生因需要办理成绩证明时，须持单位介绍信，到教务处申请办理，经分管处长批准同意，核查在校成绩后，填写由学校统一制定的成绩单并加盖教务处公章方为有效。出具成绩证明需收取一定的费用。
七、学历证件（包括学位证书、毕业证明、结业证书、肄业证书等）由教务处负责办理。每年学生毕业时，教务处以学籍档案为依据，统一登记造册编号，汇总呈报学校领导批准后，方可颁发证件。
八、毕业证书不慎丢失，按照省教育厅的规定，不能补发原件。可由本人写出申请，所在单位人事部门出具证明，并在市级以上报纸声明丢失的毕业证书作废，填写《山东省普通高等教育补办毕业证明书申请表》，提供本人三张2寸彩色免冠照片以及身份证复印件，由学籍管理科核查其原始学籍档案，处长签字后，方可补办毕业证明书。学位证书丢失不予补办，可给予出具相关证明。